Arbeitszeit mit Excel berechnen: Formeln und kostenlose Vorlage
Mit dieser kostenlosen Excel-Vorlage erfassen Sie Ihre Arbeitszeit für einen ganzen Monat: 31 Tageszeilen, in denen die Formeln für Arbeitszeit, Dezimalstunden und Überstunden bereits hinterlegt sind – einschließlich Schichten über Mitternacht.
Arbeitszeit-Vorlage für Excel (.xlsx)
Ein Monatsblatt mit fertigen Formeln für Arbeitszeit, Dezimalstunden und Überstunden. Öffnet sich auch in LibreOffice Calc und Google Tabellen.
Was in der Vorlage steckt
Die Datei enthält ein Tabellenblatt für einen ganzen Monat:
| Spalte | Inhalt | Wer füllt sie |
|---|---|---|
| A | Datum | Sie |
| B | Beginn | Sie |
| C | Ende | Sie |
| D | Pause in Minuten | Sie |
| E | Arbeitszeit (hh:mm) | Formel |
| F | Dezimalstunden | Formel |
Unter den 31 Tageszeilen stehen drei Zeilen: die Summe, Ihre Sollstunden zum Eintragen und die Differenz – also Über- oder Minusstunden.
Die Felder, die Sie ausfüllen, sind hell hinterlegt. Die beiden Formelspalten lassen Sie unberührt.
Die Formeln im Einzelnen
Arbeitszeit (Spalte E)
=WENN(C2<B2; C2+1-B2; C2-B2) - D2/1440Auf Englisch eingestellte Excel-Versionen schreiben dieselbe Formel so:
=IF(C2<B2, C2+1-B2, C2-B2) - D2/1440Drei Dinge passieren hier:
C2-B2zieht den Beginn vom Ende ab.WENN(C2<B2; C2+1-B2; …)fängt Schichten über Mitternacht ab. Liegt das Ende vor dem Beginn, wird ein ganzer Tag addiert.- D2/1440zieht die Pause ab. Excel speichert einen Tag als 1, und ein Tag hat 1.440 Minuten – deshalb wird durch 1440 geteilt und nicht durch 60.
Dezimalstunden (Spalte F)
=E2*24Excel rechnet in Tagen. Mal 24 ergibt Stunden als Dezimalzahl: aus 8:00 werden 8,00, aus 8:30 werden 8,50. Diesen Wert brauchen Sie, sobald Sie mit einem Stundenlohn multiplizieren.
Summe und Überstunden
=SUMME(E2:E32) Summe der Arbeitszeit
=SUMME(F2:F32) Summe in Dezimalstunden
=F34-F35 Differenz zu den SollstundenDer Fehler, über den fast jeder stolpert
Sie addieren vier Tage à acht Stunden und Excel zeigt 8:00 statt 32:00.
Das liegt nicht an der Formel, sondern am Zahlenformat. Ein normales Zeitformat beginnt nach 24 Stunden wieder bei null, genau wie eine Uhr. Die Lösung sind eckige Klammern:
| Format | Zeigt 32 Stunden als |
|---|---|
hh:mm |
08:00 |
[h]:mm |
32:00 |
In der Vorlage ist das bereits eingestellt. Wenn Sie eine eigene Tabelle bauen: Zelle markieren →
Rechtsklick → Zellen formatieren → Benutzerdefiniert → [h]:mm eintragen.
Die zweite Stolperfalle: Pause in Minuten
Wer die Pause als 0:30 einträgt und dann -D2 rechnet, bekommt das richtige Ergebnis. Wer sie
als 30 einträgt und -D2 rechnet, zieht 30 Tage ab.
Die Vorlage erwartet Minuten als Zahl – also 30, nicht 0:30 – und teilt intern durch 1440.
Das ist die Variante, die sich schneller tippen lässt.
Wenn Sie lieber nicht mit Excel arbeiten
Dieselbe Rechnung ohne Tabellenkalkulation:
- Ein einzelner Tag: Arbeitszeitrechner
- Eine ganze Woche mit Soll-Ist-Vergleich: Wochenarbeitszeit berechnen
- Viele Einzelzeiten addieren: Stundenrechner
- Die Formel Schritt für Schritt erklärt: Arbeitszeit berechnen
Die Rechner kommen ohne Anmeldung aus, und Ihre Eingaben bleiben im Browser.
Rechtliche Grundlagen
- § 2 Abs. 1 ArbZG
Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Genau diese Rechnung steht in der Spalte „Arbeitszeit" der Vorlage.
- § 16 Abs. 2 ArbZG
Der Arbeitgeber muss die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Eine eigene Tabelle ersetzt diese Pflicht nicht, ist im Streitfall aber ein nützlicher Beleg.
Häufige Fragen
Wie rechne ich Arbeitszeiten in Excel aus?
Ende minus Beginn, dann die Pause abziehen. In der Vorlage steht dafür in Spalte E die Formel =WENN(C2<B2; C2+1-B2; C2-B2) - D2/1440. Sie erkennt Schichten über Mitternacht und rechnet die Pause aus Minuten in einen Tagesanteil um.
Wie erstelle ich eine Arbeitszeittabelle in Excel?
Vier Spalten genügen: Datum, Beginn, Ende und Pause in Minuten. Die fünfte Spalte rechnet die Arbeitszeit aus, eine sechste die Dezimalstunden für die Lohnabrechnung. Wichtig sind die Zahlenformate – hh:mm für die Uhrzeiten und [h]:mm für die Summe. Die fertige Vorlage oben bringt all das schon mit.
Wie kann ich in Excel mit Uhrzeiten und Stunden rechnen?
Excel speichert einen Tag als die Zahl 1, eine Stunde ist also 1/24 und eine Minute 1/1440. Deshalb lassen sich Uhrzeiten ganz normal subtrahieren; nur beim Anzeigen braucht die Zelle ein Zeitformat. Für die Multiplikation mit einem Stundenlohn multiplizieren Sie das Ergebnis mit 24, um Dezimalstunden zu erhalten.
Wie kann ich in Excel Zeitdauer zusammenrechnen?
Mit einer gewöhnlichen Summe über die Zeitspalte, aber mit dem Zahlenformat [h]:mm. Die eckigen Klammern sind entscheidend: ohne sie beginnt Excel nach 24 Stunden wieder bei null.
Wie rechne ich die Arbeitsstunden aus?
Für die Lohnabrechnung als Dezimalstunden, nicht als Uhrzeit. Multiplizieren Sie die Zeit mit 24: aus 8:15 werden so 8,25 Stunden. Erst diese Zahl lässt sich mit einem Stundenlohn multiplizieren.
Gibt es kostenlose Vorlagen für die monatliche Zeiterfassung in Excel?
Die Vorlage oben auf dieser Seite ist kostenlos, enthält ein Monatsblatt mit fertigen Formeln für Arbeitszeit, Dezimalstunden und Überstunden und kommt ohne Anmeldung aus. Sie ist eine normale .xlsx-Datei und funktioniert auch in LibreOffice Calc und Google Tabellen.
Warum zeigt die Summe 8:00 statt 32:00?
Weil das Zahlenformat fehlt. Ohne eckige Klammern beginnt Excel nach 24 Stunden wieder bei null. Die Vorlage nutzt deshalb das Format [h]:mm, das auch Werte über 24 Stunden anzeigt.
Wie trage ich eine Nachtschicht ein?
Ganz normal, etwa 22:00 als Beginn und 06:00 als Ende. Die Formel erkennt, dass das Ende vor dem Beginn liegt, und addiert einen Tag. Sie müssen nichts von Hand korrigieren.
Alle Angaben ohne Gewähr. Die Ergebnisse ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Zuletzt aktualisiert: 29.09.2026 · Fehler gefunden?